Configuración y uso de números de serie

1. ¿Qué son los números de serie? inicio

Los números de serie permitirán al usuario de myGESTIÓN identificar, de forma única e inequívoca, una unidad de un artículo, de tal manera que lo podamos diferenciar del resto de unidades de ese producto. Un ejemplo claro de esto es el número de serie de cualquier aparato electrónico.

El uso de números de serie nos permite disponer de información tal como a qué cliente le hemos vendido una unidad en concreto o tener un historial completo de sus entradas y salidas. El control de números de serie es un requisito previo para otras funcionalidades, como el complemento de Gestión de Alquileres, el cual no podría funcionar sin esta identificación única e inequívoca de las unidades de un artículo.

2. Incompatibilidades inicio

Los números de serie no podrán ser usados en:

• Artículos tipo kits
• Artículos con propiedades
• Lotes y caducidad
• Ubicaciones

Los artículos que usen números de serie no podrán ser usados:

• En facturación de Contratos
• Control de stock mediante Facturas, los movimientos de almacén y estados sólo se controlarán mediante el uso de albaranes
• Regularizaciones, cualquier entrada o salida de un artículo que use números de serie debe realizarse mediante el uso de albaranes
• En Facturas, de manera directa, es necesario que ésta provenga de un albarán previo
• En el módulo SAT
• En el módulo de Producción y Fabricación

3. Características inicio

Para poder usar los números de serie es necesario activar la opción desde "Configuración>>Personalizar myGESTIÓN” en la pestaña de . Una vez marcado el check y validado es necesario salir de la aplicación y volver a entrar para que los cambios surtan efecto. Una vez validada esta opción, desde la ficha principal de los artículos, podemos marcar si el artículo hará uso o no de esta opción.

La única forma por la que un número de serie puede introducirse en el sistema por primera vez es mediante un albarán de compra a un proveedor, siendo el tipo de albarán de ENTRADA.
Posteriormente, un número de serie podrá salir y entrar del almacén tantas veces como sea necesario por las siguientes vías:

SALIDAS de Almacén:

• Albarán a cliente, siendo el tipo de albarán SALIDA
• Albarán de proveedor, siendo el tipo de albarán DEVOLUCIÓN

ENTRADA de Almacén:

• Albarán de proveedor, siendo el tipo de albarán ENTRADA
• Albarán a cliente, siendo el tipo de albarán DEVOLUCIÓN

De las distintas combinaciones utilizadas nos saldrán los estados DENTRO o FUERA que nos indicarán si el número de serie se encuentra en nuestro almacén o no.

4. ¿Cómo se usa? inicio

Alta de números de serie inicio

Un número de serie se da de alta siempre mediante un albarán de compras que se puede crear de dos maneras:

Creación directa desde albarán inicio

Cuando se selecciona un artículo que usa números de serie, al introducirlo en los detalles de un albarán, aparecerá una alerta que nos indicará:

"Este artículo tiene activada la gestión de números de serie.
La columna de cantidad estará inhabilitada y su valor a 0".

Posteriormente, ya se puede actualizar la tabla de detalles con la cantidad del artículo, lote, IVA, ubicación, etc.

Luego haremos clic en el botón  para validar la línea. En este momento, se nos abrirá una ventana nueva donde iremos introduciendo los números de serie correspondientes con el artículo; al finalizar con el último de ellos, cerramos la ventana y, automáticamente, pondrá las unidades (suma de todos los números de serie).

Si una vez cerrada la ventana queremos añadir más números de serie, sólo deberemos seleccionar la línea correspondiente e ir a “Enlaces>>Número de serie” para añadirlos. De nuevo, al cerrar la ventana, se actualizarán todas las unidades.

Creación del albarán desde un pedido previo inicio

Si el alta viene dada por un pedido previo, cuando generemos el albarán se traspasarán todos los artículos normalmente con la peculiaridad de que, los artículos que tengan números de serie, aparecerán en el albarán creado con las unidades a "0".

Posteriormente, deberemos seleccionar la línea correspondiente de cada artículo con números de serie e ir a "Enlaces>>Número de serie" para añadir o eliminar nuevas referencias. Al cerrar la ventana, se actualizarán las unidades.

Baja de números de serie inicio

Un número de serie sólo se podrá dar de baja si no tiene movimientos. En el momento que exista un cambio de estado posterior, como es la salida del almacén por un albarán a clientes, el número de serie no podrá ser eliminado, puesto que para que exista una salida es necesario tener reflejada una entrada previa.

La baja de números de serie sólo es posible desde el albarán que lo dio de alta en el almacén. Para ello, es necesario dirigirse a dicho albarán, seleccionar la línea correspondiente e ir a “Enlaces>>Número de serie” para eliminar la referencia correspondiente, eliminando así el número de serie y recalculando las unidades en el detalle del albarán.

5. Información de los números de serie inicio

De modo centralizado, desde “Almacén>>Números de Serie” podemos tener acceso a todos los números de serie existentes en el sistema y de una manera rápida ver su estado actual y su último movimiento.

Si, además, queremos ver el historial de los movimientos de cada uno de ellos, con el botón “Informes>>Movimientos en XLS” podremos obtener un informe completo.

Esta información también se encuentra disponible de manera individual desde “Almacén>>Artículos”, seleccionando el artículo correspondiente y con el botón superior de “Opciones>>Números de Serie” e “Informes>>Movimientos en XLS”.